Isi Otak Manusia Diubah Ke Dalam Bentuk Tulisan

Pada dasarnya Knowledge Management itu menyaring pengalaman dan keahlian seseorang untuk di sharing-kan kepada orang lain sehingga penerima knowledge bisa menerapkan knowledge tersebut kedalam kehidupan sehari-hari. Nah, permasalahannya sekarang adalah, bagaimana caranya?? Saya gambarkan sedikit proses kasarnya: Isi otak manusia, disaring dan ditaruh kedalam bentuk tulisan, sehingga mempermudah proses sharing knowledge-nya. Okay, mungkin belum jelas gambarannya. Langsung saja saya jelaskan beberapa tipe konversi knowledge dari tacit (isi otak manusia) ke dalam bentuk explicit (tulisan).

Memadukan seluruh tacit knowledge dan explicit knowledge dalam berbagai tingkatan, merupakan sistem dan mekanisme yang diciptakan oleh knowledge management. Perpaduan itu akhirnya bermuara menjadi knowledge yang explicit, yaitu menjadi knowledge yang dapat diungkapkan, didokumentasikan dan dilakukan kodifikasi sehingga knowledge itu dapat dimanfaatkan dan dipahami oleh semua orang untuk diterapkan.

Proses konversi knowledge terjadi melalui interaksi (berbagi knowledge) di antara anggota-anggota perusahaan sehingga terjadi konversi tacit knowledge dan explicit knowledge (dan sebaliknya) dan terus menerus melalui proses socialization, externalization, internalization dan combination. Adapun gambar yang menjelaskan mengenai pengkonversian knowledge dapat dilihat melalui gambar berikut ini:

• Socialization: Konversi dari tacit knowledge ke tacit knowledge. Proses sosialisasi antar SDM di perusahaan salah satunya melalui pertemuan tatap muka (rapat, diskusi dan pertemuan bulanan). Melalui pertemuan tatap muka ini, SDM dapat saling berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dimilikinya sehingga tercipta pengetahuan baru.
• Externalization: Konversi dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Sistem KM akan sangat membantu proses eksternalisasi ini, yaitu proses untuk mengartikulasikan tacit knowledge menjadi suatu konsep yang jelas. Dukungan terhadap proses eksternalisasi ini, dapat diberikan dengan mendokumentasikan notulen rapat ke dalam bentuk elektronik untuk kemudian dapat dipublikasikan kepada yang berkepentingan.
• Combination: Konversi dari explicit knowledge ke explicit knowledge. Proses konversi pengetahuan melalui kombinasi adalah mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda untuk disusun ke dalam sistem KM. Media untuk proses ini dapat melalui intranet, forum diskusi, database organisasi dan internet untuk memperoleh sumber eksternal.
• Internalization: Konversi dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Semua dokumen data, informasi dan pengetahuan yang sudah didokumentasikan dapat dibaca oleh orang lain. Pada proses inilah terjadi peningkatan pengetahuan sumber daya manusia. Sumber-sumber explicit knowledge dapat diperoleh melalui media intranet, database organisasi, surat edaran/surat keputusan, papan pengumuman, internet dan media massa sebagai sumber eksternal.